Kekuatan Hukum Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas

Naskah dinas kini lazim dibuat secara elektronik, termasuk pembubuhan tanda tangannya. Lalu, bagaimana sebenarnya kedudukan dan kekuatan hukum tanda tangan elektronik yang dicantumkan pada sebuah naskah dinas? Berikut ulasannya.

Apa Itu Naskah Dinas?

Sebelum membahas keabsahan tanda tangan elektronik pada naskah dinas secara khusus, ada baiknya kita memahami lebih dahulu apa yang dimaksud dengan naskah dinas.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), naskah dinas diartikan sebagai alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang sifatnya mengikat atau tidak mengikat.

Aturan Pedoman Penulisan Naskah Dinas

Sepanjang penelusuran kami, setiap instansi atau lembaga memiliki pedoman tata naskah dinasnya masing-masing. Sebagai contoh, ketentuan ini diatur dalam Permen PANRB 80/2012, Permendagri 10/2021, maupun Permenkum 3/2025.

Lebih lanjut, jika ditinjau dalam Lampiran Permen PANRB 80/2012, naskah dinas dimaknai sebagai komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

Naskah dinas ini dapat pula dibuat secara elektronik. Salah satu aturan yang memuat ketentuan naskah dinas elektronik adalah Permendagri 10/2021, yang mendefinisikan naskah dinas elektronik sebagai informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan Kementerian Dalam Negeri.

Merujuk pada berbagai definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa naskah dinas merupakan sarana komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat berwenang di instansi atau lembaga yang bersangkutan, dan dapat berbentuk elektronik.

Contoh Susunan Naskah Dinas

Karena jenis naskah dinas atau akta yang dimaksud tidak dirinci secara spesifik, untuk menyederhanakan pembahasan kami mengambil contoh pembuatan surat edaran oleh instansi pemerintah.

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

Adapun susunan surat edaran terdiri dari:

1. Kepala, yang terdiri dari: a. kop naskah dinas; b. tulisan 'surat edaran'; c. kata 'tentang', dicantumkan di bawah frasa 'surat edaran'; dan d. rumusan judul surat edaran, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata 'tentang'.
2. Batang tubuh, yang terdiri dari: a. alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; b. peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; dan c. pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
3. Kaki, yang terdiri dari: a. tempat dan tanggal penetapan; b. nama jabatan pejabat penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; c. tanda tangan pejabat penanda tangan; d. nama lengkap pejabat penanda tangan, ditulis dengan huruf kapital; dan e. cap dinas.
4. Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.

Dari susunan surat edaran sebagai naskah dinas tersebut, tidak disebutkan secara spesifik mengenai ketentuan tanda tangan, apakah diperbolehkan dalam bentuk tanda tangan elektronik atau tidak.

Tanda Tangan Elektronik dalam Naskah Dinas

Menyambung persoalan ini, definisi tanda tangan elektronik dapat Anda temukan dalam Pasal 1 angka 12 UU 19/2016, yang menerangkan bahwa tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.

Kehadiran tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah sepanjang memenuhi persyaratan berikut:

1. Data pembuatan tanda tangan elektronik terkait hanya kepada penanda tangan.
2. Data pembuatan tanda tangan elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa penanda tangan.
3. Segala perubahan terhadap tanda tangan elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
4. Segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan tanda tangan elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui.
5. Terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangannya.
6. Terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik yang terkait.

Namun, penting untuk diperhatikan, sebagaimana diterangkan sebelumnya bahwa tiap instansi atau lembaga memiliki pedoman tata naskah dinas masing-masing, ada baiknya Anda memeriksa aturan penggunaan tanda tangan elektronik pada instansi terkait. Sebagai contoh, ketentuan Pasal 102 Permenkum 3/2025 — yang mengatur ketentuan naskah dinas di lingkungan Kementerian Hukum — menerangkan bahwa tanda tangan basah digunakan pada naskah dinas dengan media rekam kertas, sedangkan tanda tangan elektronik digunakan pada naskah dinas dengan media rekam elektronik.

Dengan demikian, menurut hemat kami, sepanjang telah memenuhi persyaratan tanda tangan elektronik yang ditentukan, tanda tangan elektronik yang dicantumkan pada naskah dinas adalah sah dan memiliki kekuatan hukum.

Perkaya riset hukum Anda dengan koleksi peraturan perundang-undangan dan analisis hukum terkini yang terintegrasi di Meridian Hukum. Telusuri lebih lanjut melalui pusat data peraturan Meridian Hukum.

Demikian jawaban kami terkait keabsahan tanda tangan elektronik pada naskah dinas, semoga bermanfaat.

Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
2. Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
3. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2024 tentang Perubahan Kedua atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
5. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri;
6. Peraturan Menteri Hukum Nomor 3 Tahun 2025 tentang Tata Naskah Dinas Kementerian Hukum.